Удаленная работа — реальность сегодняшнего дня. Не только специалисты по информационным технологиям, но и многочисленные специалисты из других сфер. Пандемия COVID-19 подтолкнула к использованию информационных технологий во всех сферах бизнеса.
Специалисты по логистике, специалисты клиентских отделов, финансисты и бухгалтера, далеко не полный список специальностей, которые стали работать удаленно.
Основной посыл, который отправляет работодатель работнику, при переводе на удаленный режим работы, то, что работник не тратит время на дорогу в офис. С этим трудно поспорить. Но, работник, оставаясь дома, выполняя домашние дела параллельно с работой, все равно находиться на работе. Не надо забывать, находясь дома, вы отдаете свое время и навыки работодателю.
В любой момент вам могут позвонить, в любой момент затребовать информацию, в любой момент приказать выйти на связь. По факту, работник на удаленной работе, в большей зависимости от рабочего процесса, чем в офисе.
Время, которое тратиться на выполнение служебных обязанностей, в условиях удаленной работы, выше. Время, которое работник уделяет работе, увеличивается. На 40% — 60 %, по заявлению самих работников, увеличивается время, отданное исполнению служебных обязанностей. Это не может не радовать работодателя. Но в чем подвох? Бизнес-процессы, разработанные для удаленной работы, не готовы, не обкатаны реальными кейсами. Чаще всего бизнес-процессов нет совсем.
Работодатель, в силу обстоятельств, получил время работников, которого раньше не было, но он не готов использовать это время. Работодателю, в спешно порядке, необходимо разрабатывать новые бизнес-процессы, менять инфраструктуру, проводить серьезные изменения в информационных регламентах.
Не надо забывать о таких вещах, как выгорание работников.
Для старшего поколения это кажется несерьезным, но, для специалистов высокого уровня, это вполне серьезная проблема. Общение и коммуникации – важная составляющая рабочего процесса. Ниже, составили пункты выхода из ситуации:
Регламенты
Четко и понятно написанные документы. Не сбрасываем со счетов, что, любой работник, находящийся в экосистеме организации, обязан следовать руководящим документам. На удаленной работе работник не предоставлен сам себе. Работник находиться дома, но, в то же время, на рабочем месте. Работодателю не стоит жалеть времени и сил на разработку внятной документации. Это окупиться. Регламенты поведения, связи, конференций, коммуникаций, информационной безопасности. Регламентировано должно быть максимальное количество производственных процессов. Работник, находясь дома в рабочее время, должен четко понимать – его деятельность регламентирована. Работник имеет те же права и обязанности, что и в офисе. Работник защищен трудовым правом. Работодатель имеет право требовать исполнение трудовых обязанностей. Регламентация вплоть до времени телефонных разговоров.
Культура удаленной работы
Тим-билдинги, корпоративы, и прочие традиционные мероприятия, не могут быть применены. Нужны новые методы организации. Интерактивные флешмобы. Неформальные встречи в Zoom, отдельные чаты. Обязательным должен стать психолог в компании, который будет определять и купировать первые признаки выгорания сотрудников. Обязательно регламент неформального общения с подчиненными от руководителя.
Корпоративная техника
Мелкие предприятия, тем более компании, занимающиеся информационными технологиями, забывают про этот вопрос. Вопрос немаловажный. И техника, и программное обеспечение, устаревает, развивается. Апгрейд постоянно надо проводить. Вместе с техникой и программным обеспечением, работник должен получать возможность увидеть своего работодателя. Почувствовать свою причастность к организации.
Строгость сроков
Сроки, не только часть рабочего процесса, сроки касаются всего. На удаленной работе особенно важно соблюдение сроков. Сроки предоставления техники, сроки оплаты, сроки удаленных совещаний. Даты, время, регламент. Вплоть до минуты. Соблюдение сроков и регламентов, не только работниками, но и руководителями.
Технические средства коммуникации, информационная безопасность
Программные и технические средства должны быть обязательно, удаленная работа невозможна без технических средств. Гаджеты, телефоны, ноутбуки. Программные продукты, сертифицированные. Программные продукты должны пройти сертификацию, должны быть выяснены и использованы все возможности программного обеспечения. Если необходимо, то, программное обеспечение должно быть доработано, для использования работниками.
Бонус! Подборка сервисов для комфортной, удаленной работы:
Мессенджеры
- Telegram — рабочий мессенджер, быстрый, удобный и простой. В сервисе можно настроить видеоконференции и рабочие чаты, но нет других полезных функций, доступных в корпоративных мессенджерах вроде Slack, зато его можно использовать абсолютно бесплатно.
- Slack — общение происходит в отдельных каналах по тематикам/командам. Есть постоянная голосовая связь и интеграции с различными сервисами Dropbox, Trello и т.д. В бесплатной версии можно звонить только отдельным пользователям, в платных — от 15 человек и больше.
- Discord — бесплатный голосовой и видеочат, работает в браузере и как отдельное приложение. Изначально рассчитан на геймеров, но очень удобен и для корпоративной работы.
- Microsoft Teams — чат, видеозвонки, интеграции с другими приложениями, хранения и совместной работы над файлами.
Сервисы для видеоконференций
- Zoom — популярный, всем известный сервис для видеосвязи. Бесплатная версия с ограничением по времени проведения.
- Skype — сервис, принадлежащий Microsoft, его можно использовать для видеоконференций (бесплатно — для конференций до 50 человек) и текстовой переписки.
- Google Meet — видеосвязь, встречи можно записывать на Google Drive.
- Teamspeak — изначально рассчитанный на геймеров. Здесь можно проводить голосовые совещания и общаться текстом.
Сервисы для работы с текстом и таблицами
- Google Docs — бесплатный текстовый редактор. Можно совместно читать, комментировать и редактировать текстовые файлы, таблицы, презентации. Файлы хранятся в облаке, на Google Drive, бесплатно пользователям выделяется 17 ГБ места, но место в облаке можно докупать.
- Microsoft Office 365 — инструмент для работы с почтой Outlook, файлохранилищем OneDrive, а также с офисными приложениями Microsoft вроде Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams в онлайне. Цена для бизнеса от $5 за одного пользователя в месяц.
- One Note — сервис для заметок, отличается интуитивным интерфейсом, который напоминает реальную записную книжку. Простая и чёткая структура сервиса позволит вам и вашим коллегам быстро находить нужные заметки среди сотен других.
Таск-менеджеры
- Jira — платный сервис командной работы, цены на подписку начинаются с $10 в месяц.
- Trello — бесплатная, популярная канбан доска(популярная методология ведения проектов). Здесь можно назначать задания определенным пользователям, обсуждать их и следить за выполнением дедлайнов.
- Basecamp — групповые чаты, to do-списки, темы для обсуждений и задачи. Платная подписка стоит $99 в месяц, независимо от количества пользователей.
- Notion — здесь есть мини-CRM, to do-списки для пользователей и мониторинг задач. Есть бесплатная и платная версии, цены начинаются с $4 в месяц.
- Monday.com — сервис для планирования и отслеживания прогресса проектов, с учетом затраченного времени.
- Todoist — инструмент для делегирования задач. Он позволяет быстро добавлять дела, организовывать их по спискам и приоритету, назначать время и прикреплять исполнителей.
Тайм-трекеры
- Yaware — можно контролировать рабочее время сотрудников, вести учет времени совещаний и перерывов, оценивать эффективность работы сотрудников.
- Помидорковый таймер, Tomato-timer или Tomato — одинаковые по функциональности, но разные по дизайну таймеры, которые отсчитывают «помидорки» — интервалы, в которые вы обещаете себе не отвлекаться от работы;
- Toggl — приложение для отслеживания времени, которое собирает и разбивает информацию по клиентам, проектам и задачам, позволяет выгружать отчеты в Excel, CSV или PDF и считать, сколько вы заработали за день. Доступ платный, но есть триал.
- Rescue Time — приложение помогает отслеживать, на что вы тратите время при работе за компьютером. В нем можно заблокировать отвлекающие сайты. Есть бесплатная версия.
- Harvest — платный сервис мониторинга времени на выполнение задачи, он интегрируется с Basecamp, Trello, GitHub.
- Remember the Milk — приложение-ежедневник, заполните список дел, установите сроки выполнения, а оно напомнит о задачах. Работает бесплатно, есть приложение на телефон.
- Time Doctor — приложение для отслеживания активности: делает автоматические скриншоты для отчетов, составляет список сайтов и приложений, на которые вы тратите время, формирует отчеты, интегрируется с другими системами управления проектами.
- StayFocusd, Strict Workflow, Productivity Owl, Self Control — расширения для Google Chrome, которые блокируют отвлекающие сайты из созданного вами списка. Внесите в список пожирателей времени и укажите период, в течение которого расширение не даст вам зайти на эти сайты.
- Momentum — расширение для Google Chrome, которое напомнит о планах на сегодня. Перед переходом на вкладку в браузере расширение покажет текущее время и запланированную задачу.
