Тенденция последних двух лет — удаленная работа. Многие компании перевели своих сотрудников на домашний формат. Исследователи выявили и проанализировали факторы, снижающие продуктивность в домашней обстановке.
Обстановка не располагает к труду
У сотрудников без опыта удаленной работы нет понимания, каким образом организовать свой рабочий день. Один и тот же человек может показывать высокую продуктивность в офисе, а в домашней обстановке расслабиться. Отвлекающие факторы, как желание подольше поспать или посмотреть любимый сериал, выбивают сотрудника из рабочего ритма. В таком случае ему нужно помочь и замотивировать. Как это сделать?
Прежде всего, нужно составить общий регламент рабочего дня и ознакомить с ним сотрудников. Важно придерживаться правила: «Заниматься только теми делами, которыми занимаетесь в офисе».
Также необходимо предусмотреть поведение сотрудников на случай форс-мажоров. Это может быть связано с внезапными отключениями электричества в квартире или поломка компьютера. План должен предусматривать поведение и для других незапланированных ситуаций. Следование инструкции сохранит время и позитивный настрой вместо того, чтобы хаотично пытаться исправить ситуацию.
Что касается внедрения нового ПО и рабочих инструментов, то компания должна позаботиться об использовании облачных технологий. В таком случае нет необходимости в установке обновлений на каждый отдельный компьютер. Благодаря такому способу удается избежать проблем из-за разницы в технических параметрах устройств. Большинство сервисов отлично работает через браузеры.
Если не хватает общения с коллегами
На удаленке остро ощущается недостаток внутренней коммуникации. В отсутствии личного контакта самые простые вопросы, которые решались за пару минут, теперь могут занять значительную часть рабочего времени. Когда нужно уточнить маленькую деталь и на это уходит несколько часов, страдает рабочий процесс. Сложность во взаимодействии возникает по следующим причинам:
- Выбор разных каналов для связи
Каждый сотрудник привык использовать удобные для него способы коммуникации. Для одного естественным является переписка в мессенджере, для другого актуальна проверенная временем электронная почта. Если оба сотрудника задействованы в одном проекте, им будет непросто согласовать свои действия.
Решить ситуацию может определение основного рабочего мессенджера. Рекомендуется установить таймер с определенной частотой проверки новых сообщений. И тогда недоразумений между коллегами станет меньше.
- Недопонимание
Переписка с сокращениями, пропуск знаков препинания, неумение выразить свою мысль в письменной форме – основные причины, когда два человека не могут понять друг друга. Если обмен сообщениями не проясняет вопрос, нужно использовать телефонный звонок.
- Испорченный телефон
Неполная подача информация, потеря значительных деталей, неправильно понятый пересказ поручений создают путаницу. Когда один сотрудник передает чужие слова другому, происходит искажение информации. Поиск истины займет больше времени, чем в офисе.
Важно провести инструктаж для сотрудников о том, как создавать групповые чаты, как пересылать копии писем и создавать рассылки. Нехитрые детали сэкономят уйму рабочего времени.
Рекомендуется проводить ежедневные групповые видеосозвоны. Простой аналог утренней пятиминутки поможет коллегам сориентироваться в планах на день и настроиться на продуктивную волну.
Потеря концентрации
Если речь идет о таких специалистах, как менеджеры по продажам, то их привычный рабочий ритм в режиме многозадачности. У такого сотрудника нет несрочных дел, ведь они касаются капризных клиентов. В условиях повышенной нагрузки нужна систематизация действий.
В большинстве случаев отделы продаж используют CRM-систему. Она помогает разгрузить голову специалиста и при этом не потерять важную информацию. Все договоренности по сделкам фиксируются. Система помогает отслеживать крайние даты для выполнения обязательств, выдавая автоматические напоминания. Больше нет нужды искать двухнедельные записи в рабочем блокноте. Несомненным плюсом современных CRM-систем является функция прослушивания совершенных звонков. Работа с клиентами приобретает новое качество обслуживания и повышает шанс на удачные сделки.
На удаленке может возникнуть еще одна сложность при работе с клиентами. Если сотрудник ведет переговоры по личному телефону, у руководителя нет возможности проконтролировать процесс общения. Внедрение в рабочий процесс виртуальных АТС позволяет отследить нетипичные звонки, а также их проверить. В этом нет ничего плохого для самого сотрудника. Поскольку в домашних условиях может утрачиваться концентрация на диалоге, руководитель вовремя сделает подсказки. Он укажет на ошибки в общении уже после первых случаев. Если этого не сделать своевременно, сотрудник привыкнет вести диалог без использования скриптов.
Кроме того, виртуальная АТС накапливает информацию о пропущенных звонках. Их количество будет указывать на ответственное отношение сотрудника. Возможно, он слишком занят домашними делами. Тогда это повод обсудить с ним показатели эффективности.
Работа на удаленке — экзамен на честность
В природе человека приукрашивать свои достижения и скрывать промахи. Если сотрудник непрофессионально выполняет свои обязанности на удаленке, это будет сложно проверить. Последствия халатного отношения к работе могут выясниться гораздо позже, когда будут гореть сроки проекта. Чтобы не создавать условий для злоупотребления, лучше все же создать условия дистанционной для проверки персонала.
Для этого можно воспользоваться существующими сервисами, которые контролируют сотрудника через отслеживание активности его компьютера. Программа показывает, какое количество времени человек расходовал на работу с рабочими инструментами, какие посещал сайты.
Объективные обстоятельства
Работа в домашних условиях сопряжена с определенными бытовыми и семейными процессами. Если раньше сотрудник, приходя в офис, был полностью посвящен рабочему процессу, то сейчас многое изменилось. Теперь ему приходится трудиться в условиях, когда одновременно готовится обед, а ребенок отвлекает родителя для совместных игр.
Помочь сотруднику абстрагироваться от домашней среды поможет специальная гарнитура. Она позволит подавить внешние шумы и обеспечит некоторую автономность на рабочем месте. Человек будет меньше отвлекаться и переживать.
Если ранее эффективный сотрудник стал «хромать» при работе из дома, стоит разобраться в причинах таких изменений. Может оказаться, что на человека давят домашние обстоятельства, как, например, проблемы в семье, ремонт или вынужденный уход за больным родственником. В этой ситуации важно не оставить человека наедине со своей проблемой, а попытаться найти компромиссный вариант и создать такие условия, при которых он сможет качественно трудиться. Возможно, ему придется сместить рабочее время на раннее утро или поздний вечер. Все эти вопросы должны решаться в индивидуальном порядке. В случае острой необходимости всем желающим должен быть обеспечен доступ к рабочему месту в офисе.
6 правил: создать полноценные рабочие условия просто
Подводя итоги, можно определить основные правила, которые помогут организовать эффективную деятельность на удаленке.
1. Производительность падает по причине недостатка опыта удаленной работы. Нужно помочь сотрудникам правильно наладить рабочий процесс. Разработайте инструкции и практические рекомендации на различные случаи.
2. Определите наиболее приемлемый для всех способ коммуникации. Сотрудники должны оставаться между собой на связи в любое время.
3. Обеспечьте сотрудников отдела продаж доступом к CRM-системе, где они будут фиксировать все шаги и договоренности с клиентами. Этот способ поможет собрать всю важную информацию в одном месте и напоминать менеджерам о важных действиях.
4. Установите виртуальные АТС и отслеживайте телефонные переговоры с клиентами. Это позволит вовремя выявить изменения в их поведении и перестроиться, чтобы обеспечить их лучшим сервисом.
5. Исключите вероятность злоупотребления доверием, когда сотрудники пытаются обмануть систему контроля. Установите автоматизированные сервисы, которые контролируют действия на рабочем месте.
6. Налаживайте живой диалог с каждым сотрудником и выясняйте, чего ему не хватает для плодотворной работы.
